Gerenciar, preservar e dinamizar o patrimônio documental

Pilhas de documentos encostados no canto de uma sala, milhares de informações importantes perdidas em papéis sem qualquer identificação. A cena é recorrente em vários órgãos públicos e em empresas privadas que, na maioria das vezes, não dão o valor necessário aos documentos que contam sua história. Certidões, comprovantes e relatórios, que podem fazer a diferença na vida de várias pessoas, são deixados de lado por falta de organização.

O quadro, porém, está mudando, e para isso tem contribuído a formação de profissionais com curso superior em Arquivologia. Um arquivista é o profissional responsável pelo gerenciamento dos documentos e das informações arquivísticas. Os arquivos, por sua vez, têm um duplo papel: jurídico-administrativo e histórico-cultural. A formação desse profissional tem como foco principal o tratamento especializado dos documentos e das informações arquivísticas – registradas em qualquer tipo de suporte – produzidos e acumulados por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no curso de suas atividades.

A formação do arquivista busca também prepará-lo tanto para intervir e propor políticas públicas de acesso aos arquivos, tanto para os cidadãos como para a pesquisa científica quanto para ser um profissional capaz de sugerir os meios legais e científicos para a preservação da memória do passado coletivo.

O tratamento especializado dos arquivos implica várias etapas, desde a pesquisa até a preparação de instrumentos (catálogos, inventários, guias, bases de dados, etc.) que possibilitam o acesso aos documentos. A consulta ao documento certo, sem perda de tempo, pode garantir rápidas decisões e um posicionamento estratégico mais eficiente.

Um arquivista deve estar preparado para abordar os arquivos em sua totalidade, em todo o ciclo de vida dos documentos. O ciclo de vida documental – conceito nascido nos Estados Unidos – considera que os documentos de arquivo passam por três fases: corrente, intermediária e permanente. A primeira corresponde aos documentos de uso muito freqüente, geralmente por seus produtores, e a última é mais comumente conhecida como a dos “arquivos históricos”. Não tendo mais que responder aos objetivos imediatos dos seus criadores, estes arquivos têm, na terminologia arquivística, um valor de testemunho, um valor para a pesquisa.

Na UnB, o curso só é oferecido no período noturno. Nos quatro anos do curso, os estudantes entram em contato com teorias de gestão estratégica, planejamento de sistemas de informação e de administração de arquivos permanentes. A formação dos alunos compreende aulas teóricas e práticas, incluindo estágios externos em instituições públicas e privadas. Dentre as disciplinas oferecidas, os conteúdos abordam: avaliação, classificação, indexação, descrição e conservação/preservação dos documentos. As tecnologias de informação oferecem novos desafios aos arquivistas, que se defrontam, hoje, com documentos produzidos eletronicamente e em meio digital. Aulas práticas em laboratório assim como as tendências e diretrizes nacionais e internacionais sobre esses aspectos integram o currículo do curso.

Não falta vaga – O governo é um dos principais empregadores do Arquivista em Brasília. A proximidade com o poder público é uma vantagem para o profissional graduado na cidade. Um vasto campo de trabalho se apresenta, hoje, também, nas organizações privadas e, muitas vezes, o trabalho também é prestado a pessoas físicas, que querem ter seu arquivo pessoal organizado. Os arquivistas são procurados para facilitar o acesso à chamada “massa documental” de personalidades: elas próprias ou seus familiares, ao tomarem consciência da riqueza de informações contidas em papeladas e objetos acumulados, decidem pela necessidade da organização.

Primeiros passos – Para quem não quer esperar chegar ao mercado de trabalho para pôr a mão na massa, os estágios e a Omnidocs, empresa júnior de Arquivologia, são boas opções. Na Omnidocs, criada no começo de 2004, os alunos colocam em prática o que aprendem na teoria e passam por experiências que encontrarão fora da universidade.

Com uma equipe de aproximadamente 10 alunos e mais de 30 associados cadastrados – que podem ser convocados para executar os projetos –, a Omnidocs atende principalmente a empresas de pequeno e médio porte, organizando acervos e recuperando fisicamente documentos. Primeiro, faz-se o diagnóstico; depois é elaborada uma proposta com a demanda de material, tempo e mão-de-obra; só então é feito o contrato para que o trabalho seja iniciado.

Saiba mais
Unidade Acadêmica: Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação (FACE)
Site do departamento: www.cid.unb.br
Campus: Plano Piloto
Habilitação: Bacharelado
Turno: Noturno
Número de semestres: 6 (mínimo) / 10 (máximo)